Du liebst den Kontakt mit Menschen, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, und sorgst mit Deiner positiven Art für eine angenehme Atmosphäre? Dann bist Du bei uns genau richtig!
Als Mitarbeiter*in im Empfang & Office Management bist Du die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Kolleginnen und Kollegen. Gleichzeitig hältst Du im Hintergrund die organisatorischen Fäden zusammen und sorgst dafür, dass unser Büroalltag rundläuft.
Empfang & Gästemanagement
- Du begrüßt unsere Besucher herzlich und professionell.
- Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter.
- Du koordinierst Besuchertermine und bereitest Besprechungsräume vor.
- Du organisierst den Posteingang und - ausgang.
- Du sorgst dafür, dass sich Gäste und Mitarbeitende jederzeit willkommen fühlen.
Office Management
- Du kümmerst Dich um einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
- Du verwaltest und bestellst Büro- und Verbrauchsmaterialien.
- Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker.
- Du unterstützt bei der Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents.
- Du behältst Verträge, Unterlagen und administrative Prozesse im Blick.
Administrative Unterstützung
- Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Du koordinierst Termine und pflegst Kalender.
- Du erstellst Korrespondenzen, Präsentationen und kleinere Auswertungen.
- Du unterstützt das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.
- Du wirkst bei Bestellungen, Rechnungsprüfungen und weiteren administrativen Prozessen mit.